Onboarding: zo maak je het verschil

Ik las onlangs een interessante studie door de Sociaal-Economische Raad van Vlaanderen. Daarin stelde de SERV dat de directe leidinggevende voor jongeren dé spilfiguur is voor hun introductie op de werkvloer[1]. Dat deed me terugdenken aan de fantastische mentoren op mijn eerste job, maar ook aan een latere werkgever, die op onboarding-vlak de bal behoorlijk missloeg. Lees verder om te ontdekken hoe belangrijk het is om aan (jonge) werknemers iemand toe te wijzen die hen, met de nodige empathie, stapsgewijs door het leerproces loodst. Iemand die frequente, taakgerichte feedback geeft, verwachtingen expliciet maakt en waar nodig een vangnet voorziet. Alleen zó maak je van je onboarding een succes.

Mijn ervaring bij Adecco

Helemaal aan het begin van mijn carrière ging ik aan de slag bij Adecco, waar ik via een onbetaalde stage terecht was gekomen. De persoon die de opleidingen voor alle medewerkers organiseerde, viel onverwacht en voor langere tijd uit, en aan mij werd gevraagd of ik de job tijdelijk wou overnemen. Dat deed ik met een klein hartje, want door verschillende factoren was het bij het team van Training allemaal een beetje in het honderd gelopen. Mijn beslissing zorgde voor heel wat slapeloze nachten, en voor klamme handjes in de ochtend. Ik had nooit een idee welke lijken er die dag uit de kast zouden vallen.

Wat ervoor zorgde dat ik maar liefst vijf mooie en leerzame jaren heb gekend binnen de organisatie, en ik niet na enkele weken huilend ben weggelopen? De begeleiding door Patricia en Lut, respectievelijk mijn leidinggevende en een directe collega. In alle chaos en stress zat ik minstens een keer per week met een van hen samen. We bespraken lopende zaken en te blussen brandjes. Ze gaven me feedback, zowel over de fouten die ik maakte als over de dingen die ik goed deed.

Wat ik vooral apprecieerde, was dat we samen keken naar oplossingen. Ik kreeg namelijk heel wat klachten over zaken waar ik zelf niets aan kon doen, maar waar ik mij wel verantwoordelijk voor voelde. Patricia en Lut gaven me een broodnodige boost, met hun optimisme, relativeringsvermogen en warmte, en lieten merken dat ik er niet alleen voor stond.

Onboarding: hoe het níet moet

Bij Adecco had ik het dus getroffen met mijn mentoren, maar ik heb evengoed onboardings meegemaakt die niet volgens de regels van de kunst verliepen. Jaren later kwam ik bijvoorbeeld bij een andere werkgever terecht, die mij na een rondleiding naar mijn bureau bracht en een hele stapel leesmateriaal gaf. So far so good. Maar al mijn directe collega’s waren die dag de baan op of hadden vrij. Het resultaat? Ik sprak de hele dag met niemand, en ging om 17 uur dan maar voorzichtig vragen of het oké was dat ik naar huis ging. Achteraf gezien is het een klein mirakel dat ik de dag erna de moed vond om terug present te tekenen.

Die negatieve ervaring is jammer genoeg niet zo uitzonderlijk als je misschien zou denken. Een paar weken geleden nog sprak ik met iemand die pas op een nieuwe job was gestart en een beetje verloren liep binnen het team. Iedereen was druk bezig en er was geen enkele collega die haar hielp om in te werken. Ik denk eerlijk gezegd niet dat het in zo’n geval gaat om slechte wil, maar wél om het ontbreken van een onboardingstraject of inwerkplan.

De sleutel tot succes

Als ik terugdenk aan mijn eerste maanden bij Adecco, toen onboarding nog geen begrip was, dan kom ik tot de conclusie dat de vaste overlegmomenten de sleutel tot succes vormden. Zo’n momenten creëren duidelijkheid en rust voor je nieuwe werknemer, die meteen weet wanneer die vragen kan stellen en aan wie. De rest van het team krijgt ook rust, want je kersverse aanwinst staat niet om de vijf minuten aan hun bureau.

Een goed doordacht beleid rond onboarding is essentieel. Het geeft medewerkers het gevoel dat ze welkom zijn, dat ze terechtkomen in een warme organisatie. Het zorgt ervoor dat nieuw talent sneller autonoom functioneert en dus rendeert. Je verkleint zo de kans op een snelle uitval of een snel vertrek. Ontbreekt het je aan tijd of middelen, dan zijn een vast aanspreekpunt en vaste overlegmomenten – zoals ik ze kende bij Adecco – het minimum.