Een Office Manager voor Oh! Mechelen

Context

Het ging hier niet gewoon om een zoveelste vacature die moest ingevuld worden. Enkele “bewoners” van het Oh! hadden net het gebouw overgekocht van stad Mechelen. Het Ondernemershuis Mechelen is bovendien meer dan een gebouw. Het is een werkplek, een vergaderlocatie, een community. En de eigenaars namen dit er even bij, naast hun reguliere activiteiten. Een Office Manager die van wanten weet was dus meer dan welkom. Het was een puzzelen aan het takenpakket en het jobaanbod om alle noden af te dekken en tegelijk met een aantrekkelijk jobaanbod te komen.

Hoe ik Oh! hielp

1.        De vacature opstellen en delen

De vacature was dus niet op een-twee-drie geschreven, maar kreeg toch mooi vorm. Ik deelde ze via de website van VDAB, Indeed en Simply Ilse, en via Facebook en LinkedIn. De vacature werd op sociale media ook actief gedeeld door de eigenaars en andere bewoners van het Oh!. Zes personen reageerden, en ja hoor, de ideale kandidaat zat ertussen! De sleutel tot succes was, zoals zo vaak, de vacature verspreiden in het eigen netwerk. De grote meerwaarde is dat je dan verder kan kijken dan wat er op papier (in een cv) staat. Je kent de persoon en ziet heel snel zijn of haar meerwaarde voor de onderneming.

2.       Kandidaten informeren

Een positief en professioneel contact met alle kandidaten is onontbeerlijk. Het Oh! werd nieuw leven ingeblazen en kon alle publiciteit en positieve reclame gebruiken. In dit geval, met slechts zes kandidaten, was het niet zo’n tijdrovende klus, maar vaak is dat wel anders. Telefonisch contact opnemen met kandidaten, hen op de hoogte houden van het verdere verloop en eerlijke feedback geven vraagt tijd, maar ik neem dit proces met plezier in handen.

Intussen …

De samenwerking met de Office Manager, Silvie, blijkt een groot succes. Initieel zagen we in haar een administratief medewerker, maar ze is zoveel meer dan dat. Silvie denkt mee met de zaakvoerders en gaat actief op zoek naar opportuniteiten. Het is niet overdreven om te zeggen dat ze in belangrijke mate bijdraagt aan het succes van het Oh! vandaag. Bovendien is het niet bij die ene aanwerving gebleven. Enkele maanden later kwam Margarita erbij, die een aantal operationele en praktische zaken mee opvolgt en zo de dagelijkse werking van het Ondernemershuis nog vlotter doet verlopen.