De allereerste medewerker voor IUSTE

Context

Nicolas zocht naar een sterke rechterhand met wie hij een lange termijnsamenwerking kon uitbouwen. De enige moeilijkheid was dat het om een deeltijdse functie ging, op kantoor.

Hoe ik Nicolas hielp

1.        Noden in kaart brengen

Ik ging in gesprek met Nicolas om te weten te komen wat hij van zijn administratief medewerker verwacht, en om hem en het kantoor beter te leren kennen. Zo’n inzichten zijn cruciaal om te zien welke persoonlijkheid het beste zou matchen. Dankzij een handige vragenlijst kreeg ik alle input die ik nodig had – niet alleen om de vacature te schrijven, maar ook om de basis te leggen voor volgende aanwervingen bij IUSTE. Transparantie en gelijkvormigheid in verloning zijn namelijk belangrijk om medewerkers gemotiveerd te houden.

2.       De vacature publiceren

Ik stuurde de vacature in januari 2022 voor het eerst uit. Ik onderzocht wat de beste kanalen waren, rekening houdend met het budget en de grootte van IUSTE op dat moment. Voor een kleine kmo volstaat het vaak niet om een vacature te publiceren op de eigen website, Facebook en LinkedIn-pagina’s (de gebruikelijke opties bij een iets beperkter budget). Je moet de vacature delen en gericht mensen aanspreken, al is het maar met de vraag of zij iemand kennen. Ook bij extra budget en/of een niche-vacature is het zinvol om uit te zoeken welke kanalen nog relevant kunnen zijn.

3.       Sollicitatiegesprekken voeren en bijsturen

Uit een tiental kandidaten nodigden we een aantal interessante profielen uit voor een gesprek. Dat leverde geen match op, maar wel meer duidelijkheid over de noden van Nicolas. Hij hechtte initieel namelijk vooral belang aan motivatie, en minder aan opleiding, kennis en ervaring. Uit de eerste gesprekken bleek echter dat ervaring toch wel een grote meerwaarde zou zijn, omdat er weinig tijd was om de administratief medewerker in te werken en hij of zij dus snel zelfstandig aan de slag zou moeten gaan. Bovendien werken advocaat en administratief medewerker heel nauw samen en is het dus essentieel dat ze op dezelfde golflengte zitten, elkaar aanvullen en blind kunnen vertrouwen. Een tweede publicatie- en sollicitatieronde leverde wél die ideale match op. De samenwerking met kandidate Axelle die hieruit voortvloeide, loopt nu nog steeds –en ze loopt op wieltjes.

4.       Terugkoppelen naar kandidaten

Ik koppelde tot slot snel en duidelijk terug naar alle kandidaten. Zeggen wanneer ze nieuws mogen verwachten, die tijdslijn respecteren en eerlijke feedback geven: het vraagt tijd, waardoor vele werkgevers deze taak als eerste laten vallen. Toch is dit o zo belangrijk voor je imago als werkgever en als organisatie.

Meer lezen over hoe je jouw sollicitatieproces kan optimaliseren lees je in mijn blog: “Rekruteren met succes: sleutel aan je sollicitatieproces“.