Heldere HR-procedures geven rust en helpen medewerkers om informatie sneller zelf terug te vinden. Toch vraagt goed HR-werk meer dan alleen duidelijke afspraken neerschrijven. In dit artikel lees je waarom praktische vragen belangrijk blijven en hoe je als HR een evenwicht vindt tussen informatie toegankelijk maken en bereikbaar blijven voor medewerkers.
Het uitwerken van HR-procedures kan veel rust brengen binnen een organisatie. Medewerkers vinden sneller zelf de juiste informatie terug, waardoor er minder losse vragen binnenkomen. Dat geeft ademruimte en maakt het makkelijker om tijd vrij te houden voor andere HR-vragen en ondersteuning.
Toch geloof ik niet in een aanpak waarbij je alles gewoon wegschrijft op een intranet, website of in een procedure. Natuurlijk is het belangrijk dat informatie duidelijk en toegankelijk is. Medewerkers moeten zoveel mogelijk zelf kunnen terugvinden, zonder voor elk praktisch punt afhankelijk te zijn van HR. Maar daarmee is het werk niet klaar.
Sommige vragen lijken op het eerste gezicht klein, maar zijn dat niet voor degene die ze stelt. Een vraag over verloftellers bijvoorbeeld. Misschien niet meteen het onderwerp waar je als HR het liefst mee bezig bent, maar voor medewerkers is dat vaak wel iets wezenlijks. Als iemand met zo’n vraag blijft zitten, vraagt dat mentale ruimte en leidt het af van het werk. Precies daarom vind ik dat er ook voor zulke vragen tijd moet blijven zijn.
Voor mij zit daar nog een tweede laag onder. Praktische en alledaagse vragen zijn vaak ook een manier om de afstand tot HR kleiner te maken. Door bereikbaar te zijn voor vragen die voor medewerkers belangrijk zijn, word je een vertrouwd aanspreekpunt. En net dat vertrouwen maakt het makkelijker om later ook met andere vragen aan te kloppen. Mensen delen tenslotte niet meteen wat hen echt bezighoudt met iemand die ze niet kennen. Een praktische vraag kan dus ook het begin zijn van een groter gesprek. Niet omdat elk contact zwaar of complex moet worden, maar omdat toegankelijkheid vaak begint in iets kleins.
Daarom geloof ik niet in een aanpak waarbij medewerkers alles zelf maar moeten uitzoeken zodra de informatie ergens neergeschreven staat. De kracht zit voor mij in het evenwicht. Enerzijds wil je HR-informatie zo toegankelijk mogelijk maken, zodat medewerkers snel zelf verder kunnen. Anderzijds wil je als HR ook bereikbaar en aanspreekbaar blijven, juist omdat vragen vaak over meer gaan dan alleen het praktische antwoord.
Dat evenwicht is extra belangrijk wanneer je binnen HR het gevoel hebt dat je niet weet waar eerst te beginnen. Duidelijke informatie en heldere procedures brengen rust, voor medewerkers én voor jezelf. Ze helpen om terugkerende vragen te stroomlijnen en om meer overzicht te creëren. Maar echte toegankelijkheid betekent ook dat medewerkers voelen dat ze welkom blijven met hun vraag.
Goede HR zit voor mij daarom niet alleen in procedures, systemen of informatie die netjes op één plek staat. Goede HR zit ook in nabijheid, in aanspreekbaar blijven en in ruimte maken voor wat medewerkers op dat moment bezighoudt. Niet alles hoeft opgelost te worden in een procedure. Soms begint goed HR-werk gewoon bij tijd maken voor een vraag die voor iemand belangrijk is.
Herken je dit binnen jouw organisatie? Dan kan het helpen om samen te kijken hoe je HR-informatie duidelijker maakt, zonder de menselijke kant te verliezen. Want net in dat evenwicht ontstaat rust, vertrouwen en ruimte om echt te ondersteunen.
Contact
