De onboarding van een nieuwe collega

1 |Een goede voorbereiding van je onboarding

Maak op voorhand alles klaar voor een frisse start: rond de papiermolen op tijd af, activeer de nodige accounts en zorg voor een propere bureau met het juiste materiaal. Stel alvast een planning op voor de eerste week, zodat je nieuwe medewerker zeker niet met zijn of haar vingers zit te draaien.

Spreek duidelijk af hoe laat je je nieuwe medewerker verwacht op de eerste werkdag en zorg voor een warm onthaal, met een collega die persoonlijk instaat voor een hartelijke ontvangst.

2 | Eerste werkdag? Ga voor een vliegende start!

Geen betere manier om je nieuwe collega te verwelkomen dan met een heerlijk ontbijt. Zo kunnen de werknemers elkaar meteen leren kennen. Geen tijd te verliezen? Combineer het ontbijt met een teammeeting, of maak er een kort koffiemoment van. Moedig je medewerkers aan om zich doorheen de dag kort voor te stellen en hun functie toe te lichten. Laat je nieuwe collega niet alleen achter de computer lunchen. Da’s geen fijne start. Eet allemaal gezellig samen, of spreek af met enkele teamleden.

Op dag één moet er ook gewerkt worden natuurlijk. Schuif als onderdeel van de onboarding samen aan tafel om de concrete taken en verantwoordelijkheden te bespreken, en geef duidelijk aan wat je verwacht. De hoeveelheid informatie kan overweldigend zijn, dus je voorziet het best een korte onthaalbrochure. Denk eens terug aan jouw eerste werkdagen. Was je zenuwachtig? Da’s heel normaal. Stel je nieuwe werknemer dus vooral op zijn of haar gemak.

3 | Ready, set, go met de eerste taken

Nieuwe medewerkers inwerken gebeurt geleidelijk. Laat je hem of haar observeren of deel je meteen enkele taken uit om zelfstandige af te ronden? Hou rekening met de eerdere ervaringen, maar zorg gerust voor wat uitdaging. De lat mag hoog liggen … zolang het realistisch blijft natuurlijk.  Opdrachten in teamverband zijn een perfecte tussenoplossing: goed voor de teamspirit én het uitgelezen moment voor je kersverse collega om vragen te stellen.

Profiteer van kalme momenten op kantoor om je nieuwe werknemer nog wat extra informatie te geven over de volledige functie. Zo kan hij of zij zich rustig in alle aspecten verdiepen. Sluit de week af met een kort overlegmoment. Zijn er vragen of problemen? Geef ook alvast wat feedback. Jouw nieuwe collega is ongetwijfeld nieuwsgierig naar je eerste indrukken!

4 | Even terugblikken en klaar voor de volgende stap

Na een maand is het tijd voor het eerste functioneringsgesprek: het ideale moment om ervaringen uit te wisselen! Stel voldoende vragen aan je nieuwe collega. Welke taken liepen van een leien dakje? Welke opdrachten gingen wat stroever? Zo weet je meteen waar jouw helpende hand nodig is. Iedereen heeft zijn of haar eigen leercurve, en wat extra ondersteuning is vaak welkom tijdens het inwerken. Afhankelijk van de leerstijl van de medewerker kan je wat meer theoretische uitleg of praktische voorbeelden geven om hem of haar te inspireren en motiveren.

Geef zelf ook eerlijke feedback. Verloopt de samenwerking niet zoals verwacht? Dan zijn er twee scenario’s: je zet het contract stop of je geeft je nieuwe collega de kans om bij te sturen. In beide gevallen is het belangrijk dat je duidelijke informatie geeft, waar je werknemer iets uit kan leren. Gaat alles volledig naar wens? Super! Laat merken dat je tevreden bent en geef nog enkele kleine werkpuntjes mee voor de toekomst. Niemand is tenslotte perfect. Spreek een tijdstip af voor een volgend evaluatiemoment, et voilà: de basis voor een succesvolle samenwerking is gelegd.